10 Tips para mejorar la administración de tu tiempo

10 Tips para mejorar la administración de tu tiempo

10 Tips para mejorar la administración de tu tiempo

Por Carlos Arreola | 20/01/2020

Administrar nuestro tiempo siempre ha sido, es y será lo que nos separa de ser altamente productivos o no. Muchas veces las actividades del día a día nos consumen y terminamos siendo parte de la agenda de los demás. Si bien es nuestra responsabilidad los que hacemos o dejamos de hacer, cuidar el tiempo es la única forma en la que vamos a poder aumentar la cantidad de tareas que realizamos en determinado tiempo. A continuación, te compartimos 10 consejos que te ayudarán a cuidar el recurso mas preciado en nuestras vidas.

 

Programa tiempo para planear tu semana

Dedica tiempo al final de cada semana para ver hacia adelante y programar la próxima semana. Necesitas estar al frente de tus tareas y acciones. Esto nos permite ser proactivos para determinar a qué estamos asignando nuestro tiempo y no solo para responder a lo que va saliendo.

 

Uno de los mejores momentos para hacerlo es el viernes por la tarde. Bloquea de 30 a 60 minutos para ver lo que completaste en la semana y lo que necesitas completar la próxima semana.

 

Hacer esto el viernes por la tarde tiene dos beneficios. Primero, te permite que tu 'mente' se relaje durante el fin de semana, ya que tu próxima semana estará completamente pensada y planeada, y, en segundo lugar, cuando te presentes el lunes, puedes pasar directamente a la primera tarea del cronograma en lugar de perder tiempo para hacer tu plan.

 

Haz una lista

Las listas de tareas son una buena manera de mantenerte organizado. Pruébalo y comprueba qué funciona mejor para ti.

 

Es mejor mantener una sola lista de tareas pendientes, para evitar perder el rastro de varias listas. Mantener una lista te ayudará a resolver tus prioridades y tiempos. Puede ayudarte a posponer las tareas no urgentes.

 

Asegúrate de mantener tu lista en algún lugar accesible. Si siempre tienes tu teléfono, por ejemplo, mantenla ahí.

 

Se específico en la hora que debes empezar y terminar algo

Los pendientes en tu agenda deben estar claramente definidos con las horas de inicio, duración y finalización. Simplemente crear una lista de "cosas por hacer" para el día no es suficiente. Al tener claro lo que vas a hacer, cuándo lo vas a hacer y cuánto tiempo estás asignando, te hará tener muy claro lo que vas a hacer y lo que no.

 

Si no tienes claro cuánto tiempo llevará una tarea, sobrestimas la cantidad de tiempo en un 50 por ciento. Si terminas temprano, siempre puedes pasar a otra tarea y evitar tener que comprometerte a completar dos tareas al mismo tiempo.

 

Programa tus actividades, no solo las juntas con otros

La mayoría de nosotros somos muy buenos para mantener reuniones y citas cuando hay otras personas involucradas. Si tuvieras una reunión con el CEO de tu organización el martes a las 11 am, la mayoría de nosotros asistiría a esa reunión.

 

¿Tratas las tareas que necesita hacer de la misma manera o es más probable que surjan otros elementos o te distraigas? Si necesitas completar una tarea o elemento específico, prográmelo como si fuera una reunión con el CEO y cumple con tu compromiso de la misma manera.

 

Se claro sobre lo que no vas a hacer

A medida que tengas claro tu horario y la asignación de tiempo, verás exactamente lo que estás haciendo y cuándo. Esto también te permitirá ver qué elementos o tareas no realizarás y ser responsable al informarle a alguien quién lo necesita o para hacer un plan alternativo.

 

Ten en mente la foto completa

A medida que nos inundamos, es muy fácil pasar todo nuestro tiempo apagando los incendios del día a día. Como parte de tu plan semanal, asigna tiempo para dar un paso atrás y ver el panorama general. ¿Las tareas y actividades que realizas diaria y semanalmente respaldan el logro de un objetivo o propósito mayor?

 

Usa la matriz de priorización para determinar que vas a programar primero

Steven Covey popularizó el uso de la relación entre la urgencia y la importancia como una herramienta para establecer prioridades. Implica clasificar las tareas en términos de urgencia e importancia y la combinación de los 2 te da un nivel de prioridad. Al asignarle niveles alto y bajo, creas 4 niveles de prioridad, siendo el primer nivel de prioridad lo que tiente alta importancia y alta urgencia. El segundo nivel de prioridad seria importancia alta y urgencia baja, luego importancia baja y urgencia alta, y por último importancia baja, urgencia baja.

 

Ten conciencia de tu curva de productividad personal

Programa tareas a la hora apropiada del día según tu curva de productividad personal. Todos tenemos momentos del día en los que estamos más "en alerta" que otros.

 

Este es tu 20% de tiempo en la regla 80/20, donde el 20% de tus esfuerzos están produciendo el 80% de sus resultados. Pasa estos tiempos trabajando en lo que es más importante y valioso, y no haciendo tareas mundanas.

 

Si tu momento más productivo es a la primera hora de la mañana, no comiences el día limpiando tus correos electrónicos.

 

Controla tu correo electrónico

No estés al pendiente de las alertas de notificación de tu correo electrónico y respondas como si no tuvieras nada que hacer. Asigna tiempos específicos para manejar y cuidar el correo electrónico. La frecuencia de estos horarios a lo largo del día variará según tu rol, pero los correos electrónicos no tienen que leerse en el momento en que entran.

 

Si estuvieras en la reunión mencionada anteriormente con tu CEO, ¿estarías revisando cada correo electrónico que llega durante esa reunión? Recuerda tratar el tiempo que has asignado a las tareas de la misma manera que lo harías con una reunión con otra persona.

 

Tu haces y estas en control de tu agenda

Una vez que tengas tu horario hecho, síguelo. Planifica tu trabajo y luego trabaja en tu plan”. Si surge algo que desplazó algo en tu agenda, simplemente colócalo en tu plan para realizarlo en otro momento.

 

Tu haces el cronograma, así que puedes modificarlo y no ser víctima de él. Solo recuerda modificarlo porque lo que surgió cumple con los criterios de una prioridad más alta (urgencia e importancia) no solo porque no tienes ganas en este momento.

 

Hoy mas que nunca, el tiempo nos hace falta a todos. Los dispositivos móviles como el celular y ahora hasta el reloj, son armas de doble filo, que si no nos hacemos cargo de cómo los utilizamos, ellos terminan haciendo se cargo de mal gastar nuestro tiempo. Esperamos que estos tips te sirvan para que tomes las riendas de cómo cuidar, valorar y hacer lo máximo de tu tiempo. Recuerda que solo tenemos una vida, está en ti hacer lo máximo de ella. 

 

 


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