¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

Por Carlos Arreola | 25/10/2019

DEFINICIÓN

 

ERP viene de Enterprise Resource Planning, que en español se traduce como Planeación de Recursos de la Empresa. El nombre es totalmente ad hoc al objetivo principal del sistema que se define como la integración de los principales procesos de negocio en información almacenada en múltiples bases de datos las cuales son administradas para generar información y reportes que llevan a la toma de decisiones hacia la planeación de los recursos de la empresa.

 

HISTORIA

 

Sin entrar mucho en detalle de los creadores y la evolución que a tenido a lo largo de su existencia, los sistemas ERP empezaron a tener auge en la década de los 90s, cuando las computadoras de escritorio llegaron a ser accesibles para la mayoría de la gente. A partir de ahí han logrado cambiar la manera en la que hacemos negocios para siempre. Antes era necesario estar en la computadora de escritorio dentro de la empresa conectado a una red local. Hoy en día puedes tener acceso a los reportes, datos o inclusive manipular información desde un dispositivo móvil. Otro de los puntos que hoy en día se ven en los ERP’s es que cada vez son mas baratos, haciendo que empresas pequeñas y medianas puedan aprovechar los grandes beneficios que ofrecen. En el pasado no tan lejano, por ahí del año 2000, solo las empresas grandes podían invertir en estos sistemas. Ahora con la tecnología de nube cada vez mas a la mano de todos y cada vez mas sencillo para los desarrolladores programar y mantener, estos sistemas se han vuelto muy amigables. De igual manera que todo va cambiando para mejorar, los ERP’s cada vez son mas confiables, flexibles y versátiles. Muchas compañías en el pasado tuvieron que hacer grandes cambios en sus procesos de negocio para adaptarse a los estándares implantados en los sistemas ERP, cuando ahora los sistemas cada vez se adaptan mas facilmente a las reglas de negocio de cada empresa en particular.

 

PROCESOS DE NEGOCIO

 

Existen una infinidad de procesos que se implementan en los ERP’s, sin embargo, hay procesos estándares que aplican para todas las empresas. Aquí te mencionamos los más comunes y los que debes esperar lo incluya cualquier sistema:

 

Inventario / Cadena de suministro

 

En muchos casos, estos son módulos individuales, pero son básicamente dos caras de la misma moneda. La gestión de la cadena de suministro (SCM) se preocupa por garantizar el flujo adecuado de recursos desde el origen hasta la fabricación y la distribución y, finalmente, el cliente. La gestión de inventario intenta hacer el mejor uso de los recursos disponibles. La gestión de ambos bajo una plataforma ERP puede ayudar a detectar los puntos débiles en estos procesos y conducir a un modelo de negocio más eficiente y rentable.

 

Ventas / Marketing

 

Considerado el núcleo de cualquier negocio, las ventas y el marketing a menudo se realizan de acuerdo a corazonadas, no con datos reales. Sin embargo, dentro de un entorno ERP, la empresa obtiene datos procesables sobre los resultados reales de cualquier programa dado, así como nuevas oportunidades, monitoreo de gastos y una serie de otros factores.

 

Compras

 

Distinto de áreas como finanzas y de la Cadena de suministro, pero fuertemente interrelacionado, el proceso de compra incorpora gestión de facturas, contratos, facturación, cotizaciones y una amplia gama de otras funciones. Un beneficio clave es la capacidad de evaluar con mayor precisión las necesidades de una organización en comparación con su consumo de bienes y servicios.

 

Finanzas

 

Las finanzas abarcan desde inversiones y gestión del dinero hasta evaluaciones de costos, proyecciones y contabilidad. Naturalmente, hay muchos datos en juego en cualquier entorno financiero, por lo que un ERP es invaluable cuando se trata de recopilar y analizar conjuntos de datos grandes y complejos. Un buen módulo de finanzas también puede ayudar a la empresa a generar mayores ganancias a partir de márgenes más cerrados y rastrear posibles irregularidades internas.

 

Gestión de la relación con el cliente (CRM)

 

Pocas empresas sobreviven si no hacen felices a sus clientes, por lo que un buen módulo CRM puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en estos días. Además de manejar muchas interacciones con los clientes y solicitudes de soporte, CRM rastrea los historiales de compras, crea perfiles y mejora el conocimiento de la marca.

 

Producción

 

Ya sea que se trate de un widget simple o una aplicación compleja, el proceso de producción a menudo está plagado de ineficiencias. Los módulos de producción pueden coordinar todo el proceso creativo, desde el diseño inicial y la ingeniería hasta el abastecimiento, la fabricación y la distribución. En el camino, puede detectar cuellos de botella en el proceso y hacer recomendaciones para mejorar la planificación del consumo y la producción.

 

Inteligencia empresarial

 

Business Intelligence (BI) es técnicamente el módulo general que recopila y analiza datos de todos los demás módulos, así como de fuentes externas, para dar a los ejecutivos de nivel superior una imagen más precisa de su negocio. BI generalmente incorpora lo último en gestión de Big Data, análisis predictivo e incluso inteligencia artificial para no solo encontrar patrones ocultos sino también para hacer recomendaciones para futuras decisiones.

 

Módulos secundarios de ERP:

 

eCommerce

 

Obviamente, solo necesitarías un módulo ERP de comercio electrónico si dependes en gran medida del comercio electrónico, pero en la actualidad representará prácticamente a todas las empresas. Usando ERP, los sitios de comercio electrónico pueden estar más directamente vinculados con el envío, la facturación, la gestión de inventario y una variedad de otros módulos, proporcionando una mejor atención al cliente y generando datos críticos sobre tendencias de compra, desarrollo del mercado y similares.

 

Proyectos / Desarrollos

 

A medida que la economía digital evoluciona, también lo hace la necesidad de lanzar y actualizar rápidamente aplicaciones y servicios críticos. El uso de ERP para administrar proyectos de desarrollo brinda a los usuarios acceso inmediato a los datos que necesitan para tomar decisiones informadas y les permite integrar el producto final en otros flujos de trabajo impulsados por ERP.

 

Redes sociales

 

La comunicación es un aspecto clave de las empresas basadas en datos, por lo que integrarla en los marcos de ERP es una buena manera de llegar a los clientes, conectarse con socios e incluso fomentar una mayor colaboración dentro de la fuerza laboral. También ayuda a recopilar datos críticos del mercado sobre tendencias, preferencias emergentes y actitudes públicas cambiantes.

 

Logística

 

Los módulos como Inventory y SCM dependen en gran medida de los datos de logística, por lo que algunas organizaciones sienten la necesidad de dividir esto como una función separada. La capacidad de compartir datos logísticos a través de múltiples módulos permite que todas las funciones utilicen los mismos números, lo que teóricamente debería proporcionar un modelo operativo más coherente.

 

TECNOLOGIA

 

Hoy por hoy todos los sistemas están migrando a la nube. Si alguien llega a ofrecerte una solución de escritorio, te esta vendiendo un sistema viejo, peligro y obsoleto. A continuación te ponemos en una lista las tendencias tecnológicas de los ERP’s:

 

ERP móvil

Los ejecutivos y empleados quieren acceso en tiempo real a la información, independientemente de dónde se encuentren. Se espera que las empresas adopten ERP móvil para los informes, paneles y para llevar a cabo procesos comerciales clave.

 

ERP en la nube

La nube ha estado avanzando constantemente en las empresas durante algún tiempo, pero muchos usuarios de ERP se han mostrado reacios a colocar datos en la nube. Sin embargo, esas reservas se han ido evaporando gradualmente a medida que las ventajas de la nube se hacen evidentes.

 

ERP social

Ha habido mucha publicidad en torno a las redes sociales y los ERP también se unen a esta tendencia. Ciertamente, los proveedores se han apresurado a tomar la iniciativa, agregando paquetes de redes sociales a sus sistemas ERP muy sofisticados. Pero algunos se preguntan si realmente se puede ganar mucho al integrar las redes sociales con ERP.

 

ERP de dos niveles

Las empresas alguna vez intentaron construir un sistema ERP que lo abarcara todo para ocuparse de todos los aspectos de los sistemas organizacionales. Pero algunas fallas costosas han provocado gradualmente un cambio en la estrategia, adoptando dos niveles de ERP.

 

 

BENEFICIOS

 

Eficiencia 

El objetivo primordial de implementar un sistema ERP es aumentar la eficiencia. El software ERP elimina los procesos repetitivos y reduce la necesidad de ingresar información manualmente. También puede agilizar los procesos comerciales y hacer que sea más fácil y más eficiente para las empresas recopilar datos, sin importar en qué departamento estén trabajando.

 

Pronósticos 

El sistema de planeación de recursos empresariales brinda a los usuarios las herramientas y los recursos necesarios para crear pronósticos más precisos. Dado que la información dentro de ERP es lo más precisa posible, las empresas pueden hacer estimaciones realistas y pronósticos mucho más eficientes y efectivos.

 

Productividad

El sistema ERP ahorra tiempo a través de la mejora en productividad. Al automatizar los procesos redundantes, las personas tendrán más tiempo para trabajar en otros proyectos y tareas importantes. También podrán trabajar más fácilmente ya que la solución es diseñada de manera amigable para los usuarios.

 

Flexibilidad 

Los ERP’s modernos son robustos y flexibles. No son de talla única, pero se pueden adaptar a las necesidades únicas de una operación de fabricación. También puede adaptarse a las necesidades cambiantes de un negocio en crecimiento, eliminando la necesidad de comprar una nueva solución una vez que tu negocio cambie.

 

Colaboración

Es otro de los principales beneficios de utilizar ERP. La colaboración entre departamentos es un aspecto crucial e importante de una operación de fabricación y permite una visibilidad mucho más completa. Con los datos ingresados en los sistemas ERP centralizados y consistentes, no hay muchas razones por las cuales los departamentos no podrían trabajar juntos.

 

Escalabilidad

La aplicación ERP estructurada permite la incorporación de nuevos usuarios y funciones para hacer crecer la solución implementada inicialmente con el tiempo. Cuando una empresa está lista para crecer y continuar desarrollándose, el software de planificación de recursos empresariales ayudará a facilitar el crecimiento.

 

Reducción de costos

El  ERP reduce los costos de administración y operaciones mediante la utilización de información precisa y en tiempo real. Permite a los fabricantes gestionar operaciones, evitar retrasos en la producción y dividir la información, lo que en última instancia permite a los gerentes tomar decisiones de manera mucho más rápida y eficiente.

 

Movilidad

Algunos ERP’s otorgan acceso a una base de datos centralizada que le permite trabajar desde tu casa, la oficina o donde sea.

 

Competencia

Si bien un ERP es costoso, en realidad es más costoso no invertir en uno. Si bien hay fabricantes que buscan adherirse a los métodos del pasado, esto los ha puesto un poco por debajo de la competencia. ERP tiene avances tecnológicos que ayudan en gran medida a la eficiencia y productividad de la producción.

 

Información integrada

No más problemas con los datos distribuidos en bases de datos separadas, ya que toda la información se insertará en una sola ubicación. Esto significa que puede integrar plataformas como el software CRM con un sistema ERP, que mantiene los datos consistentes, precisos y únicos.

 

CONCLUSIÓN

 

Tu negocio esta perdiendo oportunidades de mejora si no tienes un sistema que te permita tener los datos a la mano para tomar decisiones. La velocidad con la que va cambiando los mercados y las industrias es cada vez mayor, por lo que necesitas un aliado que te brinde las herramientas necesarias para atender los problemas que enfrentas día con día. En nubograma estamos consientes de la gran oportunidad que tienen todos los negocios de beneficiarse invirtiendo en sistemas de información que se adapten a sus necesidades basadas en las reglas específicas de sus empresas. Tu sistema debe adaptarse a tu negocio y debe ayudarte a que día con día te hagas mas eficiente. Dicha eficiencia debe traducirse en mayores ingresos o en una estructura de costos menor. Consulta a los expertos para ver la forma en la que puedes conectar tus procesos de negocio a un sistema ERP que te permita llevarte al siguiente nivel.


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